A la suite des élections municipales de 2020, l’installation des conseils municipaux s’est échelonnée entre mars et juillet 2020, jusqu’en septembre pour les conseils communautaires et instances intercommunales. Lors de cette installation, la rédaction d’un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire. La transmission des procès-verbaux s’est étalée dans le département de mai 2020 à janvier 2021.

Comment se présente un récolement et quel est son périmètre ?

Le récolement consiste à dresser une liste topographique des dossiers conservés dans la collectivité.


Les archives d’une commune sont constituées par l’ensemble des dossiers, données et documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support, produits ou reçus dans le cadre de l’exercice des missions de service public. Le récolement est un état des lieux. Il prend donc en compte les dossiers clos comme les documents les plus récents, les dossiers conservés au local d’archives, au secrétariat de la mairie et ceux répartis dans l’ensemble des bureaux des services. Il concerne les dossiers, classés, inventoriés, archivés et les dossiers non classés. Enfin, le récolement doit prendre en compte les archives papier et les données numériques. Les archives des cabinets sont également des archives publiques et doivent être incluses dans le récolement.


A l’exception du recueil des actes administratifs de la commune, s'il existe, il est inutile d'inclure dans le récolement les journaux officiels, les bulletins des lois, les recueils des actes administratifs, les ouvrages de bibliothèque, la documentation, et autres revues.


Il est important dans le cadre du récolement de faire le tour de l’ensemble des locaux où des archives pourraient être conservées, les locaux actuels de la mairie ou les anciens locaux qui n’auraient pas été complètement vidés. En cas de disparition accidentelle (inondation, incendie, vol...), il est indispensable de fournir toutes les informations connues dans le récolement.

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Pourquoi le récolement est-il nécessaire et obligatoire ?

L’objectif premier du récolement est d’ordre juridique. Le récolement doit être établi en trois exemplaires, qui sont destinés respectivement au maire sortant comme justificatif de décharge, au maire nouvellement élu qui classera son exemplaire dans les archives de la commune, et au directeur du service départemental d'archives. Le procès-verbal et le récolement servent donc à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire, et à certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art. 432-15 à 432-17 du code pénal).
Le récolement s’accompagne depuis 1926 d’un procès-verbal de décharge et prise en charge auquel le récolement sommaire ou détaillé est annexé (Réf : article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant « Règlement des archives communales du 31 décembre 1926 »).

Inventaire des archives et objets mobiliers de la commune de Plounéour-Trez, 1901
Inventaire des archives et objets mobiliers de la commune de Primelin, 1850