Les associations chargées d'une mission de service public gèrent 2 fonds d’archives distincts :

  • un fonds privé relatif notamment au fonctionnement de l’organisme
  • un fonds public où l’on retrouve les documents liés à la réalisation de la mission de service public qui lui a été confiée.

Pour ce dernier, ce sont les règles de gestion des archives publiques qui s’appliquent. Pour vos éliminations règlementaires, vos versements, un conseil sur la gestion de vos archives : prenez contact avec les Archives départementales !


Avis ou Visa, quelle procédure et pourquoi ?


Un certain nombre de procédures réglementaires sont prévues pour la gestion des archives publiques, afin d'obtenir un avis ou un visa, au titre du contrôle scientifique et technique exercé par l'Etat sur les Archives publiques.

Les demandes sont déposées auprès du directeur des Archives départementales :

Agrément

Externalisation des archives

Validation d'un cycle de vie des documents et des données

Protocole de dématérialisation et de destruction anticipée de documents

A noter :

Le contrôle scientifique et technique est possible :

  • Sur pièce, par transmission des documents par courrier papier ou électronique (demande d'élimination, projet de local, demande de dépôt...)
  • Sur place en visite (pour un point précis), ou en inspection (pour vérifier les conditions de collecte, de classement, de conservation, de communication... des archives)

Au-delà du contrôle, il s'agit d'informer et de conseiller la commune ou la structure intercommunale.


Pour aller plus loin !


Une question ? Un conseil ?  Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches pour l'archivage de vos documents papiers et/ou électroniques. N’hésitez pas à nous contacter !

Et si vous voulez en savoir plus sur les archives, consultez notre bibliothèque de fiches pratiques