Maire de commune, président de structure intercommunale, élus, agents, chacun est responsable de la bonne tenue des dossiers dont il a la charge, qu'ils soient électroniques et/ou papier.

Pourquoi ? Pour la bonne gestion des affaires communales, pour la justification des droits administratifs et pour la sauvegarde de la mémoire communale, la conservation des archives historiques étant une compétence obligatoire.

Pour vous aider, voici quelques conseils et fiches pratiques :


Que souhaitez-vous faire ?



Avis ou Visa, quelles procédures et pourquoi ?


Un certain nombre de procédures réglementaires sont prévues pour la gestion des archives publiques, afin d'obtenir un avis ou un visa, au titre du contrôle scientifique et technique exercé par l'Etat sur les Archives publiques.

Les demandes sont déposées auprès du directeur des Archives départementales :

Externalisation des archives

Validation d'un cycle de vie des documents et des données

Protocole de dématérialisation et de destruction anticipée de documents

Agrément

A noter :

Le contrôle scientifique et technique est possible :

  • Sur pièce, par transmission des documents par courrier papier ou électronique (demande d'élimination, projet de local, demande de dépôt...)
  • Sur place en visite (pour un point précis), ou en inspection (pour vérifier les conditions de collecte, de classement, de conservation, de communication... des archives)

Au-delà du contrôle, il s'agit d'informer et de conseiller la commune ou la structure intercommunale.


Pour aller plus loin !


Une question ? Un conseil ?  Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches pour l'archivage de vos documents papiers et/ou électroniques. N’hésitez pas à nous contacter !

Et si vous voulez en savoir plus sur les archives, consultez notre bibliothèque de fiches pratiques