Les établissements publics sont responsables de la gestion, de la conservation et de la communication de leurs archives papier et électroniques jusqu'à leur versement dans un service pubic d'archives.

Sous certaines conditions, le stockage des archives dites courantes et intermédiaires peut faire l’objet d’une externalisation auprès de prestataires, sous réserve d'agrément. Les archives historiques doivent être versées aux Archives départementales.

Pour les éliminations règlementaires ou les versements, ou si vous avez besoin de conseils sur la gestion de vos archives : prenez contact avec les Archives départementales !


Avis ou Visa, quelles procédures et pourquoi ?


Un certain nombre de procédures réglementaires sont prévues pour la gestion des archives publiques, afin d'obtenir un avis ou un visa, au titre du contrôle scientifique et technique exercé par l'Etat sur les Archives publiques.

Les demandes sont déposées auprès du directeur des Archives départementales :

Prestation de classement d'un fonds d'archives

Externalisation des archives

Validation d'un cycle de vie des documents et des données

Protocole de dématérialisation et de destruction anticipée de documents

Agrément

A noter :

Le contrôle scientifique et technique est possible :

  • Sur pièce, par transmission des documents par courrier papier ou électronique (demande d'élimination, projet de local, demande de dépôt...)
  • Sur place en visite (pour un point précis), ou en inspection (pour vérifier les conditions de collecte, de classement, de conservation, de communication... des archives)

Au-delà du contrôle, il s'agit d'informer et de conseiller l'établissement


Pour aller plus loin !


Une question ? Un conseil ?  Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches pour l'archivage de vos documents papiers et/ou électroniques. N’hésitez pas à nous contacter !

Et si vous voulez en savoir plus sur les archives, consultez notre bibliothèque de fiches pratiques