Bibliothèque de fiches pratiques

Consulter la bibliothèque de fiches pratiques

 

Présentées sous forme de collections thématiques, ces fiches techniques s'adressent à tout agent public ou chargé d'une mission de service public recherchant des conseils, astuces, procédures sur la gestion de ses archives.

 

 

 

 

 

Collection "Les Essentiels"

Les archives sont l'ensemble des documents,  y  compris  les données,  quels que   soient   leur date,   leur lieu  de conservation, leur forme  et  leur support, produits   ou   reçus   par   toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité

 

  Bon à savoir :
Souvent assimilée voire confondue, la documentation (ouvrages, veille documentaire) n’entre pas dans le domaine des archives.
Les règles spécifiques à la gestion des archives ne s’appliquent donc pas.

De manière générale, oui...Le principe de la libre communicabilité des documents publics est la règle.

Mais certains documents sont soumis à des délais de communicabilité. Pour  plusieurs  motifs,  d’ordre  général  (protection  de  la  vie  privée)  ou  liés  à  la  nature  des  documents  (documents judiciaires par exemple), des délais de communicabilité sont appliqués.

  Bon à savoir : Les délais de communicabilité s’appliquent également aux services et aux élus ; l’adjoint à l’urbanisme n’a pas accès aux dossiers individuels d’aide sociale, tout comme un agent de la direction des finances n’a pas accès aux dossiers de la direction des ressources humaines.

Où et combien de temps conserver vos archives ? 

  Bon à savoir : A tous les stades de votre production, les Archives départementales peuvent vous accompagner dans la préparation de votre versement ou de vos éliminations, dans des séances de tri sur vos dossiers papiers et/ou électronique.

 

Collection "Gérer vos documents bureautiques"

L’arborescence est une structure hiérarchisée et organisée dans laquelle sont ventilés dossiers et fichiers.

Sa structure doit refléter les missions et/ou fonctions du service.

 

 

 

Le bon nommage de vos dossiers et de vos fichiers est indispensable pour faciliter leur accès, leur classement et le partage de l'information à tous.

  Bon à savoir : Fichier bien nommé = facile à retrouver !

Quand l'arborescence est bien construite, vous pouvez vous limiter à un nommage simple. Par contre, en cas d'envoi à l'extérieur, ne pas hésiter à renommer (notamment avec l'auteur du document).

 

L’usage de la photographie, via nos smartphones notamment, est aujourd’hui omniprésent.

La photographie est un incontournable pour illustrer nos projets, notes, rapports et courriers. Voici quelques conseils pour gérer au mieux la volumétrie, le nommage et la qualité de vos photographies.

  Bon à savoir : Pour toute réutilisation d'une photographie, vérifiez systématiquement les droits liés à celle-ci : droit d'auteur, droit à l'image. Pour les agents du Conseil départemental, des fiches dédiées sont disponibles sur l'intranet.

J'organise mon arborescence, je nomme mes fichiers, je supprime régulièrement...