Collection "Les Essentiels" Les archives c'est quoi ? Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité Fichier Les archives c'est quoi ? (.pdf - 1.36 Mo) Bon à savoir : Souvent assimilée voire confondue, la documentation (ouvrages, veille documentaire) n’entre pas dans le domaine des archives. Les règles spécifiques à la gestion des archives ne s’appliquent donc pas. Communicabilité : Tous les documents d'archives sont-ils communicables ? De manière générale, oui...Le principe de la libre communicabilité des documents publics est la règle. Mais certains documents sont soumis à des délais de communicabilité. Pour plusieurs motifs, d’ordre général (protection de la vie privée) ou liés à la nature des documents (documents judiciaires par exemple), des délais de communicabilité sont appliqués. Fichier Tous les documents d'archives sont-ils communicables ? (.pdf - 216.67 Ko) Bon à savoir : Les délais de communicabilité s’appliquent également aux services et aux élus ; l’adjoint à l’urbanisme n’a pas accès aux dossiers individuels d’aide sociale, tout comme un agent de la direction des finances n’a pas accès aux dossiers de la direction des ressources humaines. Gérer vos archives dans le temps Où et combien de temps conserver vos archives ? Fichier Gérer vos archives dans le temps (.pdf - 192.49 Ko) Bon à savoir : A tous les stades de votre production, les Archives départementales peuvent vous accompagner dans la préparation de votre versement ou de vos éliminations, dans des séances de tri sur vos dossiers papiers et/ou électronique. Collection "Gérer vos documents bureautiques" Arborescence L’arborescence est une structure hiérarchisée et organisée dans laquelle sont ventilés dossiers et fichiers. Sa structure doit refléter les missions et/ou fonctions du service. Fichier Gérer votre arborescence (.pdf - 379.24 Ko) Nommage : Bien nommer vos dossiers et vos fichiers Le bon nommage de vos dossiers et de vos fichiers est indispensable pour faciliter leur accès, leur classement et le partage de l'information à tous. Fichier Bien nommer vos dossiers et fichiers (.pdf - 124.86 Ko) Bon à savoir : Fichier bien nommé = facile à retrouver ! Quand l'arborescence est bien construite, vous pouvez vous limiter à un nommage simple. Par contre, en cas d'envoi à l'extérieur, ne pas hésiter à renommer (notamment avec l'auteur du document). Bien gérer vos photographies L’usage de la photographie, via nos smartphones notamment, est aujourd’hui omniprésent. La photographie est un incontournable pour illustrer nos projets, notes, rapports et courriers. Voici quelques conseils pour gérer au mieux la volumétrie, le nommage et la qualité de vos photographies. Fichier Bien gérer vos photographies (.pdf - 246.03 Ko) Bon à savoir : Pour toute réutilisation d'une photographie, vérifiez systématiquement les droits liés à celle-ci : droit d'auteur, droit à l'image. Pour les agents du Conseil départemental, des fiches dédiées sont disponibles sur l'intranet. Checklist pour de bonnes pratiques J'organise mon arborescence, je nomme mes fichiers, je supprime régulièrement... Fichier Checklist pour de bonnes pratiques (.pdf - 441.19 Ko)