Vous souhaitez proposer des documents ? Consulter les pages dédiées aux Archives privées et les modèles de contrats pour vous faire une première idée Contacter les Archives départementales par courrier ou courriel, utiliser si possible le formulaire de proposition disponible Les Archives vous répondront, afin d'évaluer l’intérêt historique des documents, et les conditions d'un éventuel transfert Si le transfert est décidé, le contrat de don ou de dépôt (les deux procédures les plus courantes) sera préparé par les Archives, il sera accompagné d'une description sommaire des documents établie par le propriétaire, au besoin avec l'aide des Archives. Une fois le transfert des documents aux Archives terminé, le contrat est définitivement signé et une prise en charge est faite Il ne s'agira que d'une procédure de prêt si les archives sont temporairement laissées aux Archives pour numérisation Les modalités d’entrée Le don Le don entraîne un transfert de propriété du donateur au service d’archives Le don manuel est appliqué pour les documents sans valeur marchande Un acte notarié ou un enregistrement peut être nécessaire dans certains cas Une lettre de don permet de préciser si nécessaire les conditions qui lui sont assorties Le service d’archives peut orienter le propriétaire vers un autre service d’archives Les donateurs ont accès aux documents après le don Le dépôt Le propriétaire garde la propriété des documents Un contrat de dépôt est signé entre le déposant et le service d’archives, pour fixer les modalités Un contrat de dépôt peut à tout moment être dénoncé par l’une ou l’autre des parties En cas de dénonciation par le déposant, le remboursement des frais financiers engagés par la collectivité est prévu Le service d’archives peut orienter le propriétaire vers un autre service d’archives Le déposant a accès aux documents L'achat L'achat reste rare et réservé à des fonds ou documents d'intérêt historique majeur pour le département, si aucune autre solution n'a pu être envisagée Les Archives peuvent ponctuellement procéder à l'acquisition de documents en vente sur catalogue ou par un particulier Le legs Le leg est fait par dispositions testamentaires Il entraîne un transfert de propriété Les legs sont très rares La dation Le système de la dation permet le paiement à titre exceptionnel des droits de succession et de mutation ainsi que de l'impôt sur la fortune. Cette procédure, instruite par la Commission interministérielle d'agrément pour la Conservation du Patrimoine artistique national contribue de manière très significative à l'enrichissement des collections publiques. La formule, si elle existe, est rarement utilisée Le prêt pour numérisation Le prêt provisoire d’archives aux Archives départementales pour numérisation est possible Le service d’archives conservera des copies numériques et non des originaux, en don Une copie numérique des documents peut être remise au propriétaire s'il en fait la demande Une relation de confiance et une exigence professionnelle Les archives privées sont gérées avec le même soin et la même exigence que pour les archives publiques les inventaires sont réalisés aux normes scientifiques les conditions de sécurité et de conservation répondent aux normes techniques le respect du contrat notamment en matière de contrôle des communications est garanti Les propriétaires d’archives privées peuvent obtenir des conseils, indépendamment de tout projet de don ou de dépôt, auprès des Archives départementales.