Information :

En raison d'une formation collective, la salle de lecture de Quimper sera exceptionnellement fermée le jeudi 13 octobre.

Comment confier vos archives ?

Vous souhaitez proposer des documents ?

  1. Consulter les pages dédiées aux Archives privées et les modèles de contrats pour vous faire une première idée
  2. Contacter les Archives départementales par courrier ou courriel, utiliser si possible le formulaire de proposition disponible
  3. Les Archives vous répondront, afin d'évaluer l’intérêt historique des documents, et les conditions d'un éventuel transfert
  4. Si le transfert est décidé, le contrat de don ou de dépôt (les deux procédures les plus courantes) sera préparé par les Archives, il sera accompagné d'une description sommaire des documents établie par le propriétaire, au besoin avec l'aide des Archives.
  5. Une fois le transfert des documents aux Archives terminé, le contrat est définitivement signé et une prise en charge est faite
  6. Il ne s'agira que d'une procédure de prêt si les archives sont temporairement laissées aux Archives pour numérisation

Les modalités d’entrée

  • Le don entraîne un transfert de propriété du donateur au service d’archives
  • Le don manuel est appliqué pour les documents sans valeur marchande
  • Un acte notarié ou un enregistrement peut être nécessaire dans certains cas
  • Une lettre de don permet de préciser si nécessaire les conditions qui lui sont assorties
  • Le service d’archives peut orienter le propriétaire vers un autre service d’archives
  • Les donateurs ont accès aux documents après le don

  • Le propriétaire garde la propriété des documents
  • Un contrat de dépôt est signé entre le déposant et le service d’archives, pour fixer les modalités
  • Un contrat de dépôt peut à tout moment être dénoncé par l’une ou l’autre des parties
  • En cas de dénonciation par le déposant, le remboursement des frais financiers engagés par la collectivité est prévu
  • Le service d’archives peut orienter le propriétaire vers un autre service d’archives
  • Le déposant a accès aux documents

  • L'achat reste rare et réservé à des fonds ou documents d'intérêt historique majeur pour le département, si aucune autre solution n'a pu être envisagée
  • Les Archives peuvent ponctuellement procéder à l'acquisition de documents en vente sur catalogue ou par un particulier

  • Le leg est fait par dispositions testamentaires
  • Il entraîne un transfert de propriété
  • Les legs sont très rares

  • Le système de la dation permet le paiement à titre exceptionnel des droits de succession et de mutation ainsi que de l'impôt sur la fortune. Cette procédure, instruite par la Commission interministérielle d'agrément pour la Conservation du Patrimoine artistique national contribue de manière très significative à l'enrichissement des collections publiques.
  • La formule, si elle existe, est rarement utilisée

  • Le prêt provisoire d’archives aux Archives départementales pour numérisation est possible
  • Le service d’archives conservera des copies numériques et non des originaux, en don
  • Une copie numérique des documents peut être remise au propriétaire s'il en fait la demande

Une relation de confiance et une exigence professionnelle

Les archives privées sont gérées avec le même soin et la même exigence que pour les archives publiques

  • les inventaires sont réalisés aux normes scientifiques
  • les conditions de sécurité et de conservation répondent aux normes techniques
  • le respect du contrat notamment en matière de contrôle des communications est garanti

Les propriétaires d’archives privées peuvent obtenir des conseils, indépendamment de tout projet de don ou de dépôt, auprès des Archives départementales.