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Aide à la recherche - Notaires

Dans le cadre actuel de ses fonctions, le notaire est un officier public nommé par arrêté du ministre de la Justice. Il est investi d'une mission d'intérêt public : établir tous les actes et contrats (les minutes) auxquels on doit ou on veut donner un caractère authentique, en assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer des copies exécutoires et des expéditions. C’est également un généraliste du droit qui intervient en tant que conseiller juridique et fiscal auprès de ses clients.

Les actes publics issus de son activité sont conservés à l’étude durant un délai de soixante-quinze années (calculé à partir de la date de la signature de l’acte), puis versés aux Archives départementales du Finistère où ils sont inventoriés dans la sous-série 4 E, toutes périodes confondues.

Les notaires ayant  juridiction cantonale en vertu de la loi du 25 ventôse an XI (16 mars 1803) sur la réforme du notariat, le classement est fait dans l’ordre alphabétique des quarante et un cantons de cette époque et pour chaque canton, dans l’ordre alphabétique des premiers titulaires de l’an XI. Les actes de leurs prédécesseurs sont regroupés en tête de chaque étude ; ceux de leurs successeurs s’ordonnent dans l’ordre chronologique des versements effectués périodiquement aux Archives départementales par les notaires en activité. Une subdivision factice dans chaque canton, intitulée « Divers notaires », regroupe les minutes éparses provenant le plus souvent des juridictions d'Ancien Régime, de justices de paix ou de tribunaux civils. Le cadre cantonal d’exercice est resté en vigueur jusqu’à la réforme judiciaire de 1958.

Chaque étude de l'an XI a reçu un numéro ; les cotes d’archives sont constituées de quatre éléments (sous-série, série, numéro de l'étude, numéro de l'article : exemple 4 E 85/125), le chiffre suivant la lettre de la sous-série (4 E) étant le numéro de l'étude.

 

Les documents

Avertissement : la présentation qui suit est volontairement limitée aux principaux actes et répertoires, ainsi qu’à quelques documents complémentaires utiles à la recherche conservés dans la sous-série 4 E.

Sont exclus : les petits ensembles de registres ou documents divers (inventaires de minutiers, registres de comptabilité, de correspondance, de tâches journalières, de déclarations de successions, protêts) conservés en sous-série 4 E et d’un moindre intérêt pour la recherche ; ainsi que les dossiers de clients qui lorsqu'ils sont déposés sont classés en série J (archives privées).

Documents principaux

La minute est le nom donné à l’original d’un acte notarial. Elle a valeur probatoire et doit réglementairement être conservée 75 ans après sa rédaction par le notaire rédacteur puis par ses successeurs, avant d’être versée aux Archives départementales pour une conservation définitive.

Si la forme d’une minute varie sensiblement selon l’époque de sa rédaction, certains de ses éléments demeurent cependant intangibles (date, nature et objet de l’acte, noms et signatures  des parties, nom, résidence et signature du notaire, mention d’enregistrement ou de contrôle…).

Établies le plus souvent sur feuilles volantes, les minutes sont par la suite enliassées chronologiquement et ordonnées par année, constituant ainsi le minutier de l’étude.

Ces actes, rédigés en diverses circonstances, ont souvent trait à l’activité économique : contrats de vente, baux, adjudications, échanges, opérations de crédit (rentes, quittances, obligations, prêts mutuels, reconnaissances de dettes), actes de sociétés et d’associations, dépôts de pièces, bornages, mitoyennetés et servitudes… Ils concernent également la personne ou à la famille : promesses et contrats de mariage, donations entre époux, testaments, inventaires après décès, successions, donations, partages, tutelles et curatelles, actes de notoriété, tirages au sort, contrats d’apprentissage...

Les minutes sont rédigées en langue française, conformément à l'ordonnance de Villers-Cotterêts d'août 1539, même si, jusqu'au début du XIXème siècle en Basse-Bretagne, de nombreuses affaires se traitent avec "explications en breton", langue alors familière à bien des notaires. Certains d’entre eux continueront, jusqu’au début du XXème siècle, à insérer ponctuellement du breton dans leurs actes (des testaments de clients monolingues, notamment), ou à l’utiliser à haute voix, en concomitance du français, devant les contractants lors de la lecture finale du document.

En vertu d’une ordonnance de janvier 1561, la minute doit être revêtue des signatures des parties. Le notaire rédacteur de l'acte (dit notaire principal, rapporteur, instrumenteur, registrateur ou receveur) signe en bas à droite et le notaire qui – le cas échéant – sert de témoin (dit notaire secondaire),  en bas à gauche.

Antérieurement à la loi de ventôse an XI (mars 1803), lorsque deux notaires rédigent un acte commun, c'est le notaire rapporteur qui garde la minute. Dans les contrats de mariage, l'usage veut que ce soit le notaire de la future épousée qui la verse à son minutier. Dans le cas des contrats de vente, elle reste en possession du notaire de l'acquéreur.

À partir de l’orignal conservé dans ses archives, un notaire peut établir des copies authentiques qu’il remet aux parties concernées. Ces actes, appelés grosses ou expéditions, sont considérés comme des archives privées puisque détenus par les parties contractantes. L’extrait, pour sa part, consiste en une transcription partielle d’une copie authentiqueMalgré leur statut d’archives privées, ces divers documents se retrouvent parfois dans nos fonds d’archives publiques, en regard de la minute originale ou à sa place si elle est manquante.

Le cas particulier du brevet

Dans la loi de ventôse an XI (mars 1803) la minute est distinguée de l’acte passé en brevet. Les notaires ne sont pas tenus de passer en minutes les actes dits « simples » comme les certificats de vie, procurations, notoriétés, quittances, arrérages de pensions et rentes,… La rédaction de ces actes sous forme de minutes est possible mais s’ils les établissent sous forme de brevets, les notaires n’ont pas pour obligation de les conserver. En effet, contrairement à la minute, l’original de l’acte passé en brevet, signé selon les cas entre les parties ou par le notaire seul, est remis aux parties contractantes. L'acte ne sera par conséquent retrouvé dans le minutier que si le notaire en a conservé et classé lui-même une copie. S'ils ne sont pas conservés dans le minutier, ces différents actes sont cependant obligatoirement inscrits au répertoire.

L’accès aux minutes et brevets (s’ils sont présents dans les fonds) est facilité par l’existence d’un répertoire tenu réglementairement depuis 1791, dans lequel sont inscrits chronologiquement de façon journalière les actes passés par le notaire en son étude.

Le répertoire prend la forme d’un registre ou d’un cahier visé, coté et paraphé par le président du tribunal civil du ressort de l'étude. Depuis l’an VII, il est composé de plusieurs colonnes contenant des informations résumant l’acte (numéro d’ordre, date, nature de l’acte ; noms, prénoms et domicile des parties contractantes ; indication, situation et prix des biens ; date et références de l’enregistrement).

Des répertoires existent également pour la période de l’Ancien Régime. Ils ne sont pas structurés en cette forme normalisée qu’ils prendront à partir de l’an VII. Néanmoins, les éléments qui les composent sont assez similaires et consistent en un résumé plus ou moins détaillé de chaque acte (date, nature de l’acte, noms des parties contractantes, date et référence du contrôle et de l’insinuation).

Depuis 1791, le répertoire doit être tenu en double exemplaire. Le premier est conservé à l’étude puis versé aux services d’Archives départementales en même temps que les minutes correspondantes. Peu utilisés par les notaires, ces documents sont en général mal conservés dans les études. Le second exemplaire doit être déposé chaque année au greffe du tribunal de grande instance du ressort de l’étude. Il sera également versé aux Archives départementales et pourra être consulté dans les fonds judiciaires, afin de combler une éventuelle lacune du versement des notaires.

Documents complémentaires

Il arrive parfois que le notaire tienne, à côté des répertoires, des tables alphabétiques de ses actes.

Etablies selon sa volonté, elles sont considérées comme des archives privées.

Lorsque qu’elles sont versées aux Archives départementales, elles peuvent y compléter les répertoires ou en compenser l’absence.

Si leur structure peut varier sensiblement d’une étude à une autre, ou selon l’époque de leur rédaction, leur contenu demeure assez constant. Elles livrent les mêmes informations que les répertoires, présentées cette fois dans l’ordre alphabétique de la clientèle de l’étude. On y retrouve ainsi pour chaque individu ou chaque famille : les noms, prénoms et domicile des parties, le numéro, la date et la nature de l’acte passé et plus rarement, des mentions de renvois vers certains registres de comptabilité.  

Certains registres de comptabilité peuvent également pallier l’absence de répertoires dans la recherche des actes.

Tenus règlementairement par les notaires, ils constituent également des archives privées.

Le grand livre présente, par crédit et par débit, la situation comptable de chaque client vis-à-vis de l’étude. Chaque acte passé y est consigné et fait l’objet d’une transaction financière entre le notaire et son client. Comme pour les tables alphabétiques des actes, la présentation des grands livres peut varier d’une étude à une autre, mais reste dans l’ensemble assez similaire. On y trouve pour chaque client ou famille : la date de la recette ou de la dépense (qui correspond à la date de l’acte), le détail des opérations ou l’énoncé des actes et les mentions liées aux recettes et dépenses. Dans certains grands livres sont également mentionnés les numéros du répertoire des actes et des numéros de renvois vers d’autres registres de comptabilité (livre-journal, registre d’étude).

Afin de faciliter l’accès aux grands livres, les études ont créé en parallèle de leur rédaction des tables alphabétiques d’accès pour chacun d’entre eux. Afin d’utiliser au mieux ces grands livres, il est conseillé de consulter au préalable les tables alphabétiques des grands livres correspondantes, lorsque celles-ci ont été versées aux Archives départementales.