Références juridiques

Le contrôle exercé par le Service interministériel des archives de France sur les archives des collectivités territoriales aux différents stades de leur cycle de vie est fondé sur l’article L. 212-10 et sur les articles R. 212-2 à R. 212-4 et R. 212-49 et suivants du Code du patrimoine.

L’article L. 1421-1 du Code général des collectivités territoriales stipule que « les règles générales relatives aux archives des collectivités territoriales et des groupements de collectivités territoriales sont fixées par les dispositions des articles L. 212-6 à L. 212-10 et L. 212-33 du Code du patrimoine. »

Le Code du patrimoine précise notamment dans son article R. 212-49 que « le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales, mentionné à l'article L. 212-10, est exercé dans les conditions définies aux articles R. 212-2, R. 212-3 et R. 212-4. »

Le champ du contrôle

Le Code du patrimoine prévoit en son article R. 212-3 que le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques "porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement et la mise en valeur du patrimoine archivistique".

Les modalités de ce contrôle concernent notamment :

• la sélection des archives publiques pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d'utilité administrative ou d'intérêt historique ou scientifique, destinés à l'élimination, en accord avec l'autorité qui les a produits ou reçus (art. L. 212-2)
• le visa des éliminations (art. R. 212-51),
• la notification au préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d’archives (art. R. 212-53),
• les projets de construction, d'extension ou d'aménagement de bâtiments à usage d'archives ainsi que des projets de travaux dans ces bâtiments (art. R. 212-54)
• la mise au point d’un procès-verbal de récolement par l’archiviste de chaque collectivité dans l’année suivant son entrée en fonction, contresigné par l’autorité territoriale (art. R. 212-55),
•  la transmission à la direction des archives de France, via l’autorité préfectorale, d’un rapport annuel d’activité ainsi que des instruments de recherche mis à disposition du public (art. R. 212-56).

L’exercice du contrôle 

Suivant l’article R. 212-50 du Code du patrimoine, « le contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales est exercé au nom de l'Etat par les services et agents mentionnés aux 1° (le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines dans son champ de compétences), 2° (les membres du service de l'inspection des patrimoines pour l'ensemble des services et organismes) et 4° (les directeurs des services départementaux d'archives et agents de l'Etat mis à disposition des collectivités territoriales dans la limite de leurs circonscriptions géographiques) de l'article R. 212-4. »

Ce contrôle est réalisé sur pièces ou sur place (art. R. 212-4).

La portée du contrôle

Il convient de faire une distinction entre les différentes catégories d’avis :

• l’avis facultatif est celui donné à une collectivité territoriale en réponse à toute question de sa part. Il s’agit d’un avis que la collectivité n’est pas tenue de demander, et si elle le demande, de prendre en considération, sauf élément rédhibitoire.
• l’avis simple est celui que la collectivité est tenue de demander. Elle peut dans une mesure relative ne pas en tenir compte ou uniquement partiellement.
• l’avis obligatoire est celui que la commune est tenue de demander et de respecter, il donne lieu en général à un visa.

Il convient de souligner que dans certains cas, les subventions susceptibles d’être apportées par les services de l’Etat peuvent être refusées si l’avis n’est pas conforme ou si la collectivité n’en a pas tenu compte.