Agent, chef de service ou directeur, chacun est responsable de la bonne tenue des dossiers qu'il produit et dont il a la charge, qu'ils soient électroniques et/ou papier.
Pour vous aider, voici quelques conseils et fiches pratiques :
Avis ou Visa, quelles procédures et pourquoi ?
Un certain nombre de procédures réglementaires sont prévues pour la gestion des archives publiques, afin d'obtenir un avis ou un visa, au titre du contrôle scientifique et technique exercé par l'Etat sur les Archives publiques.
Les demandes sont déposées auprès du directeur des Archives départementales :
Prestation de classement d'un fonds d'archives
Agrément
Externalisation des archives
Validation d'un cycle de vie des documents et des données
Protocole de dématérialisation et de destruction anticipée de documents
A noter :
Le contrôle scientifique et technique est possible :
- Sur pièce, par transmission des documents par courrier papier ou électronique (demande d'élimination, projet de local,...)
- Sur place en visite (pour un point précis), ou en inspection (pour vérifier les conditions de collecte, de classement, de conservation, de communication... des archives)
Au-delà du contrôle, il s'agit d'informer et de conseiller.
Pour aller plus loin !
Une question ? Un conseil ? Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches pour l'archivage de vos documents papiers et/ou électroniques. N’hésitez pas à nous contacter !
Et si vous voulez en savoir plus sur les archives, consultez notre bibliothèque de fiches pratiques
