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Construire ou aménager un bâtiment ou un local à usage d'archives

La réussite d'un projet de construction ou d'aménagement de bâtiments ou locaux pour le stockage et la conservation des archives est soumise à des recommandations techniques et l'avis du directeur des Archives départementales, au titre du contrôle scientifique et technique de l'Etat

La procédure

Etapes par étapes, la procédure détaillée de votre projet de construction ou d'aménagement :

 

Type de saisine

  • Avis

 

Références législatives et réglementaires

 

Les collectivités territoriales informent le préfet de tout projet de construction, d'extension ou d'aménagement de bâtiments à usage d'archives ainsi que des projets de travaux dans ces bâtiments. 
Le préfet dispose d'un délai de deux mois pour faire connaître son avis à la collectivité territoriale concernée. Les travaux ne peuvent commencer avant la transmission de cet avis. 
Toute attribution de subvention en application des articles L. 212-7 et L. 212-8 est subordonnée au visa technique du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture.

Les collectivités territoriales continuent de bénéficier, pour la conservation et la mise en valeur de leurs archives, des concours financiers de l'Etat dans les conditions en vigueur au 1er janvier 1986.

Références techniques

Tous les textes en vigueur sont regroupés sur une page éditoriale du Service interministériel des Archives de France : https://francearchives.fr/fr/article/38008

 

Quand saisir le contrôle scientifique et technique ?

  • Dès le début du projet : pour obtenir les informations et conseils nécessaires, organiser une visite ou une rencontre.
  • Quel que soit le projet : création d’un dépôt d’archives de plein exercice, création d’une ou plusieurs salles d’archives, dans un bâtiment neuf ou existant, aménagement ou travaux dans une salle d’archives, que le projet soit dédié à des archives définitives ou intermédiaires.

 

Procédure et méthodologie à suivre

  • Transmettre le dossier du projet au directeur des Archives départementales, sous couvert du Préfet du Finistère.
  • La Préfecture dispose d’un délai de deux mois pour faire connaître son avis à la collectivité territoriale concernée.
  • Les travaux ne peuvent commencer avant la transmission de cet avis. 
  • Toute attribution de subvention est subordonnée au visa technique du Service interministériel des Archives de France.

 

 

Liste des recommandations

Ces recommandations sont extraites des textes en vigueur et classées par thématiques. Elles doivent vous permettre de répondre à plusieurs objectifs :

  • sécurité des locaux
  • conservation préventive (lutte contre la poussière, l'humidité, l'excès de lumière)
  • fonctionnalités et conditions de travail
  • optimisation des espaces

Les recommandations doivent être adaptées : aux dispositions architecturales existantes dans le cas d’un aménagement, aux archives historiques et/ou intermédiaires

Surface recommandée : 200 m2 maximum
Hauteur sous plafonds : 2 m 20 minimum, privilégier 2 m 50 quand c’est possible. 

 

Objectif : Sûreté/aération/conservation

Equipement en rayonnages fixes : 900 kg / m2. 
Equipement en rayonnages mobiles : 1300 kg / m2

 

Objectif : Sûreté

Prévoir une porte suffisamment large pour le passage de palettes et chariots : au minimum 1 m
Allées entre les rayonnages : minimum de 70 cm
Allée principale : minimum de 1 m

 

Objectif : Fonctionnalités/Conditions de travail

Prévoir un revêtement haute résistance et lessivable

Objectif : Conservation/Lutte contre la poussière

Recommandations
Objectifs
  • Privilégier les rayonnages métalliques traités anti-rouille (exclure le bois et l’acier galvanisé). Hauteur totale recommandée : 2 m 20 maximum, la dernière tablette se trouvant à 2 m

Solidité/Poids du papier/Conservation/Lutte contre la poussière

 
  • Si possible, prévoir des tablettes réglables en hauteur
 Optimisation des linéaires
  • Résistance des tablettes : 100 kg par mètre linéaire (1 ml peut peser 50-60 kg)
 Solidité/Poids du papier
  • Profondeur des tablettes : 30 à 50 cm
 Optimisation des linéaires/Rangement des formats particuliers
  • La tablette la plus basse doit se trouver à minima à 10-15 cm du sol
 Conservation/Lutte contre la poussière/Lutte contre l’humidité
  • Implantation : en épi double face sur une longueur maximale de 10 m.
 Optimisation des surfaces
  • Eviter l’implantation le long des murs extérieurs, sauf besoin de répartir les charges. 
  • En cas d’implantation le long des murs extérieurs : prévoir un espace de 15 cm entre les rayonnages et les murs en bout d’épi. 
 Conservation/Lutte contre l’humidité/Circulation de l'air
  • Prévoir si besoin un meuble à plans pour conservation des documents à plat
 Rangement des formats particuliers
  • Numéroter l’ensemble (local, épi, travées, tablettes). Si le local contient peu de tablettes, les numéroter de 1 à x. 
  • Numéroter chaque local de 1 à N ou de A à Z
 Localisation des documents

 

Recommandations
Objectifs
  • Température : 16 à 23° ; l’augmentation et la diminution si elles existent doivent être progressives (+/- 2° par semaine)
    Hygrométrie : 40 à 60 % d’humidité relative (+/- 5% par semaine). 
    Prévoir une ventilation (naturelle ou VMC)

Conservation stable et pérenne

 
  • Si les conditions ne sont pas optimales : organiser une veille afin de contrôler qu’il n’y a pas d’humidité excessive, pas de développement de moisissures…
 Conservation/Veille sanitaire
  • Prévoir le branchement d’un (ou de plusieurs) déshumidificateur(s), avec évacuation des condensats.
 Conservation/Lutte contre l'humidité/Sinistre
  • Prévoir un ménage régulier du local (sols)
    Prévoir un dépoussiérage des boîtes et rayonnages au moins 1 fois par an 
 Conservation/Lutte contre la poussière
  • Eviter les conduites d’eau usées ou de pluie dans le local
 Conservation/Lutte contre l'humidité

De préférence prévoir un éclairage artificiel. 
En cas d’éclairage naturel, installer un volet, store ou rideau pour l’occulter. 
Ne pas laisser de document sous un éclairage direct

Limiter les ouvertures sur l’extérieur, surtout lorsqu’il s’agit d’un RDC

Objectifs : Conservation / Lutte contre l’excès de lumière 

 

Prévoir des volets ou des barreaux

Objectifs : Sûreté / Lutte contre les intrusions

Prévoir des prises électriques pour les aspirateurs, les ordinateurs, les déshumidificateurs, et autres instruments ponctuels de mesures, par exemple.
Prévoir si nécessaire une connexion réseau (intranet et internet, applications de gestion des archives…)

 

Objectifs : Conditions de travail

Extincteurs à poudre sèche dans le local et à proximité
Si possible : murs et planchers coupe-feu 2 heures ; porte coupe-feu 1 heure. 
Au mieux : détection anti-incendie dans le local surveillant chaleur et fumée avec report d’alarme (astreinte ou télésurveillance).

Objectifs : Sûreté

Pas de conduite ou de canalisation dans le local archives et surtout pas au-dessus des rayonnages

 

Objectifs : Sûreté/Lutte contre l'humidité

Portes du local fermées à clé, ou accès par code. Entrée dans le local réservée au personnel. 
Si le local est situé au rez-de-chaussée, prévoir des barreaux aux fenêtres. 
Si possible installation d’un système d’alarme anti-intrusion.

 

Objectifs : Sûreté/Lutte contre l'intrusion

Prévoir un espace de recherche : table, chaise, papier, crayons…
Prévoir prise électrique et téléphonique, réseau pour PC éventuellement.
 

Toutes les procédures

Grâce à la liste déroulante, vous pouvez accéder à l'ensemble des procédures concernant la gestion de vos archives :