Communes et structures intercommunales

 

Maire de commune, président de structure intercommunale, élus, agents, chacun est responsable de la bonne tenue des dossiers dont il a la charge, qu'ils soient électroniques et/ou papier.

Pourquoi ? Pour la bonne gestion des affaires communales, pour la justification des droits administratifs et pour la sauvegarde de la mémoire communale, la conservation des archives historiques étant une compétence obligatoire.

Pour vous aider, voici quelques conseils et fiches pratiques.

 

 

Que souhaitez-vous faire ?

Vous pouvez procéder par vous-même au tri de votre arborescence électronique.

Les Archives départementales mettent à votre disposition plusieurs fiches pratiques pour vous aider dans votre démarche : 

  • Gérer votre arborescence,
  • Bien nommer vos dossiers et fichiers,
  • Gérer vos photographies,
  • Checklist pour de bonnes pratiques.

Ces fiches sont consultables et téléchargeables dans la bibliothèque de fiches pratiques.

Avis ou Visa, quelles procédures et pourquoi ?

Un certain nombre de procédures réglementaires sont prévues pour la gestion des archives publiques, afin d'obtenir un avis ou un visa, au titre du contrôle scientifique et technique exercé par l'Etat sur les Archives publiques.

Les demandes sont déposées auprès du directeur des Archives départementales :

Prestation de classement d'un fonds d'archives 

Externalisation des archives

Validation d'un cycle de vie des documents et des données

Protocole de dématérialisation et de destruction anticipée de documents

Agrément

A noter :

Le contrôle scientifique et technique est possible :

  • Sur pièce, par transmission des documents par courrier papier ou électronique (demande d'élimination, projet de local, demande de dépôt...)
     
  • Sur place en visite (pour un point précis), ou en inspection (pour vérifier les conditions de collecte, de classement, de conservation, de communication... des archives)

Au-delà du contrôle, il s'agit d'informer et de conseiller la commune ou la structure intercommunale.