Lors de chaque changement de maire et ou de municipalité, la rédaction d’un récolement des archives, annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire, le maire sortant et le maire entrant signant chacun le procès-verbal.

Par conséquent, il doit aussi être établi en cas de changement de maire au cours du mandat.

Même si le maire sortant a été réélu, il convient d'établir un procès-verbal et un récolement, dès lors que l'équipe municipale a été modifiée. Dans ce dernier cas, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu.

Par analogie, il est recommandé de faire signer aux présidents des EPCI sortants et aux présidents nouvellement élus un procès-verbal de prise en charge des archives. Le modèle de récolement est adapté aux fonctions exercées par l'EPCI.

Du point de vue juridique
Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Cela permet de certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction, détournement ou soustraction non réglementaire (art. L 214-3 du Code du patrimoine et L432-15 à 432-17 du code pénal).

Du point de vue administratif
Si la collectivité ne dispose pas d’un véritable inventaire de ses archives, le récolement est le seul document susceptible de faire foi, et d'être utile en cas de recherche. Le récolement peut s’avérer utile pour identifier les documents manquants, en cas de disparition, en cas de sinistres…  

Du point de vue du contrôle scientifique et technique (Archives départementales)
Il prend sa place dans le dossier de suivi de la commune. Chaque procès- verbal est analysé pour :

•  Contrôler la conformité du récolement.
•  Recueillir des informations sur les conditions de conservation.
•  Identifier les éventuelles situations à risque en matière de condition de conservation.
•  Identifier les fonds autres que communaux : fonds privés, fonds d’anciens syndicats, fonds d’école…
•  Connaître la volumétrie des fonds conservés en communes, évaluer la complétude des fonds, détecter des lacunes.
• Pour connaître la volumétrie des fonds à collecter : pour les communes de moins de 2000 habitants, pour les fonds des anciens syndicats…