• Adoptez un classement chronologique pour les actes d’un office.
• Conservez auprès des minutes les répertoires chronologiques qui les concernent.

• Conditionnez vos archives dans du matériel adapté pour éviter l’empoussièrement : la boîte d’archives en carton constitue le meilleur conditionnement possible, contrairement à la chemise à rabats ou au classeur. Disposée sur son plus grand côté lors de sa mise en place sur des tablettes, elle permet également une meilleure optimisation de l’espace.
• N’hésitez pas à remplacer les boîtes usagées ou déchirées par des boîtes neuves.
• Evitez les trombones, épingles, scotch, élastiques et plastiques, qui rouillent ou altèrent les documents.

• Veillez à ne pas communiquer des actes au sein même des locaux à toute personne extérieure à l’étude.
• Veillez à réintégrer systématiquement les documents dans leurs conditionnements sans déclassement après exploitation par vos collaborateurs en limitant la durée de consultation."

L'autorisation de consultation de documents d'archives publiques avant l'expiration des délais fixés au I de l'article L. 213-2 peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger. Sous réserve, en ce qui concerne les minutes et répertoires des notaires, des dispositions de l'article 23 de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, l'autorisation est accordée par l'administration des archives aux personnes qui en font la demande après accord de l'autorité dont émanent les documents. " Code du patrimoine, art. L. 213-3.

Les Archives départementales procèdent régulièrement à des campagnes de collecte.

En ce sens, le directeur des Archives sollicitera chaque étude pour le versement des minutes et répertoires chronologiques librement communicables.